يجب على الأعضاء والمرشحين الاحتفاظ بمعلومات عن العملاء الحاليين والسابقين والمحتملين ما لم:
- المعلومات تتعلق بالأنشطة غير القانونية من جانب العميل أو العميل المحتمل،
- ، أو
- العميل أو العميل المحتمل يسمح بالإفصاح عن هذه المعلومات.
السبب وراء المعيار إي-E
إقامة علاقة مهنية مع عميل يستلزم جمع المعلومات الشخصية. بالنسبة لمهنيي الاستثمار، فإن مسح المعلومات المالية الشخصية للعميل هو ممارسة معيارية. وهو شرط ضروري للوفاء بوظائفهم ووضع بيان سياسة الاستثمار الذي يلبي العميل تحمل المخاطر والأهداف. وبطبيعة الحال، فإن هذا الاكتشاف يمكن أن يكشف عن قضايا حساسة أو محرجة من الماضي - كل شيء من القرارات التجارية المؤسفة لإيداعات الإفلاس. يتمتع العملاء بحق لا لبس فيه في الخصوصية، فضلا عن الحق في الاحتفاظ بمعلوماتهم الشخصية بأقصى قدر من الثقة وعدم إحالتها أو الكشف عنها لطرف ثالث.
تم تطوير المعيار إي-E لحماية هذه الحقوق، بدءا من وقت الاتصال الأولي (علاقة العضو المحتمل) وتغطية الوقت الذي يصبح فيه احتمال العميل رسميا (علاقة العميل). في حالة الكشف عن المعلومات الحساسة من قبل أي صاحب عمل في سياق علاقته مع الموظف، يتم توسيع نفس المفهوم لحماية السرية في العلاقة بين صاحب العمل والعضو.
لاحظ أن هناك حالات تستلزم الكشف عن المعلومات السرية للعميل والتي لن تعتبر انتهاكات لهذا المعيار:
- الأنشطة غير القانونية - على سبيل المثال، إذا كان العميل المشاركة في أنشطة غسل الأموال غير المشروعة والمساهمة في الأموال إلى حساب مدار في مؤسسة عضو كفا، أن مدير الحافظة ليست ملزمة بحماية سرية العميل. وفي الواقع، فإن مواصلة الاستثمار عن طريق هذا الحساب وتداوله عن علم قد يعرض مدير الحافظة لتهمة النشاط الإجرامي. إذا اشتبه في أنشطة غير مشروعة، يجب استشارة المستشار القانوني للشركة على الفور حول أفضل السبل للمضي قدما.
- الإفصاح المطلوب قانونيا - عندما تطلب لجنة الأوراق المالية والبورصات نشر معلومات معينة من العملاء، يجب على عضو كفا الالتزام بهذه اللوائح.
- الإذن الممنوح من العميل أو العميل المحتمل - قد يحتاج مدير الاستثمار إلى إرسال معلومات العميل إلى محاسب العميل لإعداد الضرائب. وطالما منح الإذن، لا ينتهك عضو كفا معيار السرية.
- الاستفسار من برنامج السلوك المهني لمعهد كفا (يب) - على حد تعبير الكتيب (ص.127)، ینظر أعضاء اتحاد المحللین المعتمدین في اتفاقیة حمایة الرعایة (كبا) إلى امتداد لھم. ویشجع أعضاء التحالف علی أن یدعموا بشکل کامل تحقیقات مقدم الرعایة الأولیة، وأن یکشفوا عن أي معلومات مطلوبة أثناء التحقیق. یحتفظ موفر الرعایة الرئیسي بكافة المعلومات المفصح عنها بأقصى قدر من الثقة.
تطبيق المعيار إي-E
الحفاظ على سرية معلومات العميل أمر ضروري لبناء وتطوير علاقة ثقة. وفي امتحان كفا، من المحتمل أن تختبر الحالات التي تتضمن هذه المواصفة الاستثناءات التي تتطلب الإفصاح عن المعلومات.
وفيما يلي بعض الأمثلة على الحالات التي قد تتطلب الكشف عن المعلومات السرية:
- اتفاقات التسوية - في حالة أن يكون المدير والعميل قد أبرما اتفاقية تسوية، لا يمكن كتابة الاتفاقية بحيث تمنع التعاون مع برنامج السلوك المهني لمعهد كفا (يب) في التحقيق مع أحد أعضاء كفا (أي التحقيق فيما إذا كان ذلك العضو ينتهك القانون والمعايير). ويجب أن تسمح الشروط المسماة ب "السرية" صراحة لكل من العضو والعميل بالاستجابة لطلبات الحصول على المعلومات دون قيود. إن عدم تقديم المعلومات في تحقيق مقدم الرعاية الأولية (يب)، حتى ولو كان ذلك بناء على شرط السرية، يعرض العضو إلى تعليق موجز بموجب اللوائح الداخلية لمعهد كفا، ويجوز إلغاء حقه في استخدام ميثاق كفا.
- تبرع خيرية - مدير محفظة يجتمع مع عميل الشركات التي يمكن أن تقلل من الضرائب عن طريق التخلي عن المال للجمعيات الخيرية والتي خصصت 100،000 $ لهذا الغرض. هل ينتهك مدير الحافظة المعيار إي-E من خلال الكشف عن مؤسسة خيرية محلية بأن الشركة لديها 100 ألف دولار للإعفاء منها؟ وفي مثل هذه الحالة، يتوقف ذلك على ما إذا كان العميل من الشركات قد أعطى الإذن للمدير بكشف هذه المعلومات. وإذا لم يكن الأمر كذلك، فإن المدير يحتاج إلى إبقاء المعلومات خاصة وحماية السرية.
- أنشطة غير مشروعة - يشتبه مدير المحفظة في أن عميلا له نشاطا غير قانوني، ولكن ليس لديه أي دليل ملموس يدعم هذه الشكوك. يفهم مدير الحافظة التزامها بالحفاظ على سرية المعلومات الحساسة، ولكنه لا يرغب في دعم أي شيء غير قانوني. وإذا نشأت مثل هذه الحالة، فإن القيام بأي شيء ليس خيارا. ومن الأفضل تقديمها عن طريق التماس المشورة القانونية وإبلاغ مشرفها.
كيفية الامتثال
- حماية معلومات العميل عند استلامها من قبل عدم الكشف عن أي معلومات جمعت إلى أطراف خارجية.
- الحد عدد الموظفين الذين لديهم حق الوصول إلى معلومات حساسة بشأن أنشطة العميل المالية أو غيرها.
- طلب استشارة قانونية فورا إذا كان هناك اشتباه في نشاط غير قانوني.
- طلب استشارة قانونية إذا طلب منك الكشف عن معلومات سرية نتيجة للتحقيق، إما عن طريق برنامج السلوك المهني لمعهد كفا أو من قبل السلطات القانونية. وقد يتطلب الأمر الإفصاح في هذه الحالات في نهاية المطاف، ولكن يحق للمرء الحصول على مشورة قانونية لتحديد أفضل طريقة للكشف عن هذه المعلومات.